Plansysteem
Met dit krachtige en slimme plansysteem kunt u afspraken van monteurs en chauffeurs inplannen. U kunt besparen op uw uren en brandstofkosten, en een sluitende administratie bijhouden zonder papierwerk.
Het plansysteem bestaat uit een online planner en een app voor medewerkers. Het systeem is te koppelen met bestaande software.
Tickets aanmaken
Met het plansysteem kunt u routes en taken van chauffeurs en monteurs inplannen. Dat werkt zo: wanneer een klant belt met een opdracht, registreert u een ticket in het systeem. In die ticket staat alle benodigde informatie, zoals wat er gerepareerd moet worden en welke materialen de monteur daarbij nodig heeft.
Heeft u al een bestaand ERP-systeem? U kunt er ook voor kiezen om de ticket aan te maken in uw gebruikelijke systeem. Op dat moment wordt er een bericht gestuurd naar het slimme systeem, dat een ticket maakt met een ticketnummer dat identiek is aan het nummer van uw bestaande systeem.
Monteurs en chauffeurs volgen
Vanuit de ticketinbox wordt de opdracht vervolgens gepland door de planner. Deze planner heeft in real-time inzicht in onder meer de locaties, de snelheden, en de actuele/historische activiteiten van de servicemedewerker. Zo ziet hij of zij de voertuigen van de monteurs bijvoorbeeld live rijden op een landkaart. De planner kan op deze manier zien welke routes er gereden worden en welke voertuigen stilstaan.
Afspraken inplannen
Het plansysteem geeft alle actuele routes op de landkaart weer, zodat een afspraak in de juiste route kan worden gepland. Het systeem kan daarbij ook zelf een aanbeveling doen voor een route. Daarbij wordt rekening gehouden met factoren als locatie, type ticket en servicemedewerker. Wanneer een planning uitloopt, is dit eveneens zichtbaar en worden volgende afspraken direct opnieuw berekend.
Het is door in te zoomen op de kaart mogelijk om te filteren op taak en op gebied. Zo kan de planner bijvoorbeeld alle stroomstoringen in de buurt van monteur X opzoeken. Op die manier kan hij of zij deze monteur heel gemakkelijk taken toewijzen waarvoor hij de juiste materialen bij zich heeft en die toch al op zijn route liggen.
De app van de monteur
Wanneer de opdracht toegewezen is aan een monteur ziet hij of zij in zijn app dat er een nieuwe ticket voor klaarstaat. De monteur ontvangt vervolgens de opdracht en de route. Via de app navigeert de hij of zij naar de klant. Onze plansysteem berekent daarbij de best mogelijke route door middel van planhulp en route-optimalisatie.
Voortgang bewaken
Het plansysteem laat u de voortgang van afspraken bijhouden. Zo is precies te zien met welke ticket een monteur bezig is, welke tickets hij al heeft uitgevoerd en welke niet afgerond konden worden, bijvoorbeeld omdat de monteur niet de juiste onderdelen bij zich had. Ook wordt van elke opdracht geregistreerd hoeveel tijd de monteur ervoor nodig heeft gehad en welke materialen gebruikt zijn.
Taken analyseren
Het plansysteem slaat alle data van een ticket wordt op. Het gaat dan onder meer om reistijd (ook voorafgaand aan de gereden route), afgelegde afstand, brandstofverbruik, oplostijd en totale werktijd. Ook worden bijvoorbeeld de afgeleverde goederen, de uitgevoerde activiteiten en de afleverbevestiging voor de klant geregistreerd.
Verdere afhandeling
Al de informatie die het plansysteem registreert, kan eventueel ook teruggestuurd worden naar uw ERP-systeem, zodat er bijvoorbeeld gefactureerd kan worden. Deze software handelt de order verder af op basis van contracten, afspraken, prijzen, etc.